Działalność nierejestrowana w 2026 roku. Ile można zarobić i jak prowadzić jej księgowość?

Limit przychodu działalności nierejestrowanej w 2026 roku

Najważniejsza zmiana weszła w życie 1 stycznia 2026 roku. Limit przychodów działalności nierejestrowanej jest obecnie rozliczany kwartalnie, a nie miesięcznie. Wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia. Przy obowiązującej w tym roku płacy minimalnej 4806 zł daje to 10 813,50 zł przychodu należnego w kwartale.

Zmiana ma znaczenie szczególnie dla osób, które zarabiają nierównomiernie. Ktoś sprzedający rękodzieło, wykonujący zdjęcia, prowadzący korepetycje albo przyjmujący więcej zleceń w sezonie może w jednym miesiącu uzyskać znacznie większy przychód niż w dwóch kolejnych. Przykładowo 7500 zł przychodu w lipcu, 1200 zł w sierpniu i 1800 zł we wrześniu daje łącznie 10 500 zł. Taka osoba nadal mieści się w limicie dla trzeciego kwartału.

Do końca 2025 roku pojedynczy bardzo dobry miesiąc mógł powodować konieczność rejestracji firmy. Ustawodawca zmienił tę zasadę właśnie po to, aby działalność sezonowa i okazjonalna mogła być rozliczana bardziej elastycznie.

Sam limit przychodu nie jest jedynym warunkiem. Z działalności nierejestrowanej może korzystać osoba fizyczna, która w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Nie można w ten sposób prowadzić działalności wymagającej koncesji, zezwolenia lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Działalność nierejestrowana nie może być też prowadzona w ramach spółki cywilnej.

Jak liczyć przychód w działalności nierejestrowanej?

Przy sprawdzaniu limitu 10 813,50 zł bierze się pod uwagę przychód należny, czyli również kwoty, których klient jeszcze nie zapłacił.

Jeżeli 28 września wykonano usługę za 1000 zł i klient ma zapłacić dopiero w październiku, ta kwota może mieć znaczenie już przy ustalaniu limitu za trzeci kwartał. Z przychodu należnego wyłącza się między innymi wartość zwróconych towarów oraz udzielonych bonifikat i skont.

Przy rozliczaniu PIT zasada jest inna. Przychodem podatkowym z działalności nierejestrowanej są zasadniczo pieniądze i wartości pieniężne faktycznie otrzymane albo postawione do dyspozycji podatnika. W praktyce jedna osoba może więc potrzebować dwóch spojrzeń na te same transakcje: jednego do kontrolowania limitu działalności nierejestrowanej i drugiego do późniejszego rozliczenia podatku dochodowego.

Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Przepisy pozostawiają sporą swobodę co do jej formy, dlatego można przygotować ją na przykład w arkuszu kalkulacyjnym albo korzystać z rozwiązania, które pozwala uporządkować dokumenty i sprzedaż w jednym miejscu.

W praktyce przy każdej transakcji warto zapisać co najmniej datę sprzedaży, wartość sprzedaży oraz narastającą wartość przychodów w danym kwartale. Jeżeli płatność następuje później, przydatna będzie również osobna informacja o dacie otrzymania pieniędzy. Pozwala to później prawidłowo przygotować rozliczenie PIT.

Jednym ze sposobów prowadzenia ewidencji może być korzystanie z programu do samodzielnej księgowości. Pozwala to uporządkować sprzedaż i dokumenty na bieżąco, co staje się szczególnie przydatne przy większej liczbie transakcji. Systim umożliwia m.in. wystawianie faktur, wprowadzanie kosztów i automatyczne księgowanie dokumentów, a po rejestracji działalności także prowadzenie KPiR lub ryczałtu, naliczanie składek ZUS, obliczanie podatku PIT i VAT czy generowanie deklaracji i plików JPK. Dzięki temu osoba, która zaczyna od działalności nierejestrowanej, może korzystać z tego samego środowiska również wtedy, gdy sprzedaż wzrośnie i konieczne będzie założenie firmy.

Koszty w działalności nierejestrowanej a podatek dochodowy

Limit 10 813,50 zł dotyczy przychodu, a nie dochodu. Koszt materiałów, narzędzi czy innych zakupów potrzebnych do realizacji zlecenia nie pomniejsza więc kwoty, którą porównuje się z kwartalnym limitem.

Koszty mają za to znaczenie przy podatku dochodowym. Przychód uzyskany z działalności nierejestrowanej można pomniejszyć o wydatki poniesione w celu jego osiągnięcia albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Potrzebne są dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku, dlatego faktury, rachunki i inne dowody zakupu warto przechowywać na bieżąco.

Osoba sprzedająca własnoręcznie wykonane dekoracje może więc uwzględnić odpowiednio udokumentowane wydatki związane z ich wykonaniem. Fotograf może ponosić koszty związane z realizacją zleceń, a osoba przygotowująca produkty na sprzedaż – koszty materiałów czy opakowań. Każdy wydatek powinien jednak mieć związek z uzyskaniem przychodu.

Rozliczenie działalności nierejestrowanej w PIT-36

Dochód z działalności nierejestrowanej rozlicza się w zeznaniu PIT-36 składanym za dany rok. Formularz zawiera odrębną pozycję przeznaczoną właśnie dla działalności nierejestrowanej, w której wykazuje się przychody, koszty oraz dochód lub stratę. Za 2026 rok zeznanie będzie można złożyć od 15 lutego do 30 kwietnia 2027 roku.

Dochód podlega opodatkowaniu według skali podatkowej. Jeżeli dana osoba jednocześnie pracuje na etacie lub otrzymuje inne dochody opodatkowane według skali, mają one znaczenie przy ostatecznym wyliczeniu podatku. W trakcie roku od przychodów z działalności nierejestrowanej nie trzeba wpłacać miesięcznych zaliczek na PIT.

Dobrą praktyką pozostaje jednak odkładanie części zarobionych pieniędzy z myślą o rocznym rozliczeniu. Brak miesięcznej zaliczki przesuwa moment zapłaty podatku, ale sam dochód nadal podlega rozliczeniu.

VAT i kasa fiskalna przy działalności nierejestrowanej

Niski kwartalny limit działalności nierejestrowanej sprawia, że w wielu przypadkach sprzedaż mieści się również w zwolnieniu podmiotowym z VAT. W 2026 roku limit tego zwolnienia został podwyższony z 200 tys. do 240 tys. zł rocznie, z odpowiednimi zasadami dla osób rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku.

Rodzaj wykonywanych czynności może jednak przesądzić o obowiązku rozliczania VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Ministerstwo Finansów wymienia wśród wyjątków między innymi niektóre usługi doradcze, sprzedaż części do pojazdów czy określoną sprzedaż internetową kosmetyków i preparatów toaletowych. Dlatego przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić przepisy odnoszące się do konkretnego rodzaju sprzedaży.

Osobne zasady dotyczą kasy fiskalnej. W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów zastosowanie może mieć zwolnienie do 20 tys. zł sprzedaży w skali roku, a przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie. Niektóre towary i usługi są jednak wyłączone z tego zwolnienia. Dotyczy to między innymi usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych czy napraw pojazdów i usług wulkanizacyjnych.

Czy działalność nierejestrowana podlega KSeF?

KSeF ma znaczenie również dla części osób prowadzących działalność nierejestrowaną. W relacjach z konsumentami faktury B2C można w 2026 roku wystawiać w KSeF dobrowolnie. Inaczej wygląda sprzedaż na rzecz przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów wskazuje, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy relacji B2B, przy czym do końca 2026 roku działa jeszcze uproszczenie dla podatników, których łączna miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto. Takie faktury mogą być w tym okresie wystawiane poza KSeF.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną zazwyczaj posługuje się numerem PESEL jako identyfikatorem podatkowym. Jeśli jednak pojawia się obowiązek korzystania z KSeF, potrzebny jest NIP. NIP jest wymagany również między innymi przy obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Przekroczenie limitu działalności nierejestrowanej i rejestracja firmy

Przychód należny przekraczający 10 813,50 zł w kwartale zmienia sytuację od razu. Od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie limitu, dotychczasowa aktywność staje się działalnością gospodarczą. Na złożenie wniosku o wpis do CEIDG przewidziano 7 dni.

Właśnie dlatego ewidencja sprzedaży ma znaczenie jeszcze przed założeniem firmy. Pozwala ustalić konkretny dzień przekroczenia limitu i przygotować się wcześniej do wyboru formy opodatkowania, sposobu prowadzenia księgowości oraz dalszego wystawiania dokumentów.

Działalność nierejestrowana dobrze sprawdza się jako sposób na przetestowanie niewielkiego biznesu, ale wraz ze wzrostem sprzedaży pojawia się coraz więcej obowiązków. W 2026 roku kwartalny limit daje większą swobodę osobom zarabiającym sezonowo, jednocześnie wymaga pilnowania kilku różnych wartości: przychodu należnego do limitu, faktycznie otrzymanych pieniędzy do PIT, poniesionych kosztów oraz – zależnie od rodzaju sprzedaży – zasad dotyczących VAT, kasy fiskalnej i fakturowania.