Nadzór nad księgami zamiast pełnego outsourcingu – kiedy warto?

To model pośredni między samodzielnym prowadzeniem rachunkowości a przekazaniem całego obszaru finansów zewnętrznemu biuru. Pozwala zachować wewnętrzne kompetencje, a jednocześnie korzystać z wiedzy specjalisty odpowiedzialnego za kontrolę procesów, interpretację bardziej złożonych operacji i wsparcie zarządu.

Czym różni się nadzór od pełnego outsourcingu?

W przypadku pełnego outsourcingu biuro rachunkowe przejmuje bieżące księgowanie dokumentów, przygotowywanie deklaracji, ewidencje, zamknięcia okresów i sprawozdawczość. Zakres obsługi wynika z umowy i może obejmować również reprezentację przed urzędami, jeżeli wynika ona z zakresu zawartej umowy i zostało udzielone odpowiednie umocowanie.

Nadzór nad księgowością zakłada natomiast, że część zadań pozostaje w firmie. Wewnętrzny zespół może odpowiadać za wprowadzanie dokumentów, ich kompletowanie i podstawową komunikację, a zewnętrzny specjalista kontroluje jakość pracy oraz wspiera podejmowanie decyzji.

Najczęściej zakres nadzoru obejmuje:

• weryfikację poprawności księgowań i dokumentów,

• kontrolę zamknięcia miesiąca lub roku,

• ocenę prawidłowości kwalifikowania kosztów,

• wsparcie przy rozliczeniach VAT, CIT i transakcjach zagranicznych,

• konsultacje dotyczące nietypowych operacji gospodarczych,

• przygotowanie raportów dla zarządu,

• pomoc w kontaktach z audytorem, urzędem skarbowym lub ZUS.

Nadzór nie jest tym samym co badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Nie zastępuje również pełnej obsługi, jeśli firma nie ma żadnych własnych zasobów księgowych.

Kiedy warto wybrać model nadzoru?

Zewnętrzny główny księgowy może być dobrym rozwiązaniem dla firmy, która ma już pracowników zajmujących się księgowością, ale potrzebuje dodatkowego poziomu kontroli i specjalistycznego wsparcia. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw rozwijających się, obsługujących wielu kontrahentów albo rozliczających operacje o bardziej złożonym charakterze.

Nadzór może pomóc również wtedy, gdy dotychczasowy główny księgowy odchodzi, firma przechodzi reorganizację albo potrzebuje czasowego wsparcia przy zamknięciu roku. Bywa także przydatny podczas wdrażania nowych procedur, systemu finansowo-księgowego lub elektronicznego obiegu dokumentów.

Nie zawsze będzie to jednak właściwy model. Jeżeli dokumentacja jest nieuporządkowana, w firmie nie ma osoby odpowiedzialnej za bieżące księgowanie albo brakuje podstawowych procedur, najpierw trzeba zapewnić sprawną obsługę operacyjną. Sam nadzór nie zastąpi codziennej pracy księgowego.

Co zyskuje firma?

Najważniejszą korzyścią jest dostęp do wiedzy specjalisty bez konieczności tworzenia pełnego stanowiska głównego księgowego. Firma może zachować własny zespół i znajomość wewnętrznych procesów, a jednocześnie uzyskać dodatkową kontrolę nad ich poprawnością.

Zewnętrzny nadzór może wspierać:

• wcześniejsze wykrywanie nieprawidłowości,

• ujednolicenie zasad księgowania,

• lepsze przygotowanie do kontroli,

• poprawę jakości danych zarządczych,

• sprawniejszą współpracę między księgowością a zarządem,

• analizę kosztów, przychodów, rentowności i płynności.

Ważne jest jednak określenie, czego dokładnie oczekuje firma. Innego zakresu będzie potrzebować przedsiębiorstwo, które chce jedynie konsultować trudne księgowania, a innego podmiot wymagający regularnej kontroli zamknięcia miesiąca i raportowania dla zarządu.

Odpowiedzialność za księgi i zakres umowy

Nadzór księgowy nie oznacza automatycznego przeniesienia całej odpowiedzialności na zewnętrzne biuro. Zakres zadań, sposób przekazywania dokumentów i odpowiedzialność usługodawcy powinny wynikać z umowy. Znaczenie ma również to, czy firma przekazuje kompletne i prawidłowe dane w uzgodnionych terminach.

Powierzenie prowadzenia rachunkowości zewnętrznemu podmiotowi nie wyłącza ustawowej odpowiedzialności kierownika jednostki za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości. Dlatego współpraca powinna obejmować nie tylko kontrolę zapisów, lecz także jasny podział kompetencji, procedur i terminów.

Osobno należy ustalić, czy nadzór obejmuje kadry i płace. Księgowość oraz obsługa kadrowo-płacowa są odrębnymi modułami, które mogą być zlecane niezależnie. Firma może więc korzystać wyłącznie z nadzoru nad księgami, pozostawiając sprawy pracownicze własnemu zespołowi lub innemu usługodawcy.

Jak wdrożyć nadzór nad księgowością?

Przed rozpoczęciem współpracy warto opisać obecny model pracy i wskazać obszary wymagające kontroli. Należy ustalić częstotliwość przeglądów, sposób raportowania, osoby kontaktowe oraz procedurę zatwierdzania korekt i nietypowych operacji.

Przedsiębiorstwa, które chcą zachować wewnętrzny dział księgowy, ale potrzebują wsparcia doświadczonego specjalisty, mogą skorzystać z usługi zewnętrznego głównego księgowego i nadzoru nad księgami handlowymi. Business Mind to gdańskie biuro rachunkowe działające od 2010 roku, obsługujące firmy z całej Polski. W ramach współpracy może wspierać zarząd i wewnętrznych księgowych w kontroli dokumentacji, rozliczeń oraz raportowania finansowego.