Kiedy administracja kadrowa zaczyna obciążać firmę?
Przy kilku pracownikach obsługa kadrowo-płacowa jest zazwyczaj stosunkowo prosta, a liczba dokumentów pozostaje niewielka. Wraz z rozwojem firmy przybywa jednak obowiązków związanych z PPK, ewidencją czasu pracy, pracą zdalną, delegacjami czy zmianami przepisów, które wymagają bieżącego śledzenia. W efekcie zadania administracyjne zajmują coraz więcej czasu, a osoby odpowiedzialne za ich realizację muszą mierzyć się z coraz bardziej złożonymi procedurami i wymaganiami prawnymi.
W takim momencie warto rozważyć powierzenie tych obowiązków nowoczesnemu biuru rachunkowemu, które prowadzi pełną obsługę kadrowo-płacową i przejmuje kontakt z ZUS oraz urzędami. W zależności od przyjętego modelu rozliczeń firma może dostosować koszty obsługi do liczby zatrudnionych osób, bez konieczności tworzenia dodatkowego etatu. Korzystanie z usług zespołu specjalistów pomaga również zachować ciągłość obsługi, nawet podczas urlopów czy zwolnień lekarskich poszczególnych pracowników.
Co można przekazać na zewnątrz?
Zakres outsourcingu może być znacznie szerszy niż samo naliczanie wynagrodzeń. Zewnętrznemu zespołowi kadrowemu można powierzyć między innymi:
-
naliczanie wynagrodzeń oraz przygotowywanie rozliczeń ZUS i PIT;
-
prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej;
-
obsługę PPK, ewidencji czasu pracy, urlopów i innych nieobecności;
-
rozliczanie delegacji i wsparcie przy delegowaniu pracowników za granicę;
-
obsługę formalności związanych z legalizacją pracy i pobytu cudzoziemców;
-
wsparcie w zakresie prawa pracy oraz kontaktów z instytucjami kontrolnymi.
Przykładem może być firma produkcyjna zatrudniająca pracowników z Ukrainy, która musi kontrolować terminy ważności dokumentów uprawniających do pobytu i pracy w Polsce. Przeoczenie jednego z nich może skutkować karami finansowymi i problemami z dalszym zatrudnieniem pracownika. Powierzenie tych obowiązków wyspecjalizowanemu zespołowi pozwala ograniczyć ryzyko przeoczenia ważnych terminów i odciążyć przedsiębiorcę od samodzielnego nadzorowania formalności związanych z zatrudnianiem cudzoziemców.
Samoobsługa pracownicza odciąża cały zespół
Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe pozwalają pracownikom samodzielnie składać wnioski urlopowe, sprawdzać dokumenty i uzyskiwać informacje o nieobecnościach. Dzięki temu dział administracji poświęca mniej czasu na powtarzalną korespondencję, a pracownicy szybciej załatwiają bieżące sprawy kadrowe. Znaczenie ma również bezpieczeństwo danych – odpowiednio skonfigurowane uprawnienia dostępu pomagają chronić informacje o wynagrodzeniach przed nieuprawnionym ujawnieniem.
Kadry i płace w biurze rachunkowym TaxCoach
Przykładem nowoczesnego podejścia do obsługi kadrowo-płacowej jest biuro rachunkowe TaxCoach, które łączy wiedzę specjalistów z automatyzacją powtarzalnych czynności. Firma obsługuje ponad 21 tysięcy umów rocznie i deklaruje 100-procentową terminowość naliczania wynagrodzeń. Według jej danych klienci skracają czas poświęcany na obsługę kadr i płac średnio o 81%.
Na sprawność obsługi wpływają między innymi aplikacja do samoobsługi pracowniczej, integracja systemów kadrowych z narzędziami do ewidencji czasu pracy oraz automatyzacja procesów. Pozwala to ograniczyć ręczne wprowadzanie danych, zmniejszyć ryzyko pomyłek i usprawnić obieg informacji. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą poświęcać mniej czasu na sprawy administracyjne, a więcej na rozwijanie działalności.
Komentarze (0)
Napisz komentarz