PIT od pracodawcy – co trzeba wiedzieć?

Kto otrzymuje PIT od pracodawcy?

PIT od pracodawcy, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymują pracownicy, w przypadku których to pracodawca wylicza i odprowadza zaliczki.

To na firmie spoczywa obowiązek nie tylko poboru podatku, ale również odprowadzenia go do urzędu. W związku z tym to pracodawca w takiej sytuacji jest płatnikiem, który w imieniu zatrudnionej osoby opodatkowuje wypłacane jej wynagrodzenie.

Ustawowym obowiązkiem każdego pracodawcy, który w poprzednim roku kalendarzowym zatrudniał pracownika na podstawie umowy o dzieło, zlecenie czy o pracę, jest sporządzenie, a następnie przekazanie zarówno do urzędu skarbowego, jak i osoby zainteresowanej druku PIT-11.

Co ważne, PIT od pracodawcy stanowi dla pracownika podstawę do rozliczenia się z daną instytucją poprzez formularz PIT-37.

Czym jest PIT-11?

PIT-11 to dokument, który wypełniany jest przez osoby zatrudniające pracowników. W związku z tym konieczność jego sporządzenia dotyczy pracodawców i zleceniodawców. Pracownicy i zleceniobiorcy nie są zobligowani do uzupełniania PIT-11.

Osoby, na których spoczywa taki obowiązek, zwykle sporządzają tego typu deklarację w trzech egzemplarzach. Pierwszy z nich jest dla pracownika. Drugi dla urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, według miejsca jego zamieszkania, i trzeci jako element dokumentacji kadrowo-księgowej firmy.

W jakim terminie pracodawca powinien sporządzić PIT-11?

Termin sporządzenia i przesłania urzędowi skarbowemu informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy upływa 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy ten dokument. Deklarację można wysłać wyłącznie w wersji elektronicznej, a za niedopełnienie takiego obowiązku pracodawca musi liczyć się z karą pieniężną.

Z kolei do 28 lutego pracodawca musi wręczyć PIT-11 pracownikowi. Forma, w jakiej przekaże taki formularz, jest dowolna. Może to więc zrobić zarówno osobiście, jak i listownie, a także skorzystać z elektronicznej formy wysyłki, jeżeli tylko zachowa urzędowy wzór i wymagane elementy, w tym elektroniczny podpis płatnika.

W jakim terminie pracownik powinien rozliczyć PIT-11?

Osoby, które otrzymały od swojego pracodawcy PIT-11, na podstawie tego druku powinny przygotować odpowiednie zeznanie podatkowe. W większości przypadków, jeżeli jest się zatrudnionym na podstawie umowy o pracę i nie prowadzi się własnej działalności gospodarczej, powinno się wybrać PIT-37. Należy go wysłać w nieprzekraczalnym terminie do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Jeżeli się tego nie zrobi, urząd skarbowy rozliczy każdego podatnika automatycznie. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku istnieje szansa na stracenie możliwości odliczenia ulg podatkowych czy też wskazania organizacji pożytku publicznego, której urząd przekaże 1,5% z należnego podatku.

Dlatego też warto zdobyć jak najwcześniej informacje o przysługujących ulgach i zdecydować się na rozliczenie PIT-11, a potem wypełnienie deklaracji PIT-37 samodzielnie. Można również zaakceptować przygotowane przez urząd skarbowy zeznanie za pomocą programu Twój e-PIT. W takim wypadku jednak trzeba sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne.

Od kiedy pracownik może rozliczyć PIT-11?

Pracodawca ma obowiązek przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego do końca stycznia. Z kolei pracownikowi powinien przekazać go do końca lutego.

Urząd skarbowy jednak umożliwia rozliczanie deklaracji PIT-37 na podstawie druku PIT-11 od 15 lutego do 30 kwietnia 2025 roku. Oznacza to, że jeżeli otrzyma się od pracodawcy właściwy formularz wcześniej, wówczas nie trzeba czekać do końca lutego, aby rozliczyć się z fiskusem.

Co zrobić, jeśli nie otrzyma się PIT-11 od pracodawcy?

Jeżeli do końca lutego nie otrzyma się od pracodawcy PIT-11, wówczas należy skontaktować się z bezpośrednim przełożonym lub też działem księgowym firmy i poinformować o nieotrzymaniu tego formularza. Warto spróbować dowiedzieć się, dlaczego nie został przekazany. Być może przesyłka zaginęła lub też zapomniano o jej wysyłce. Na tym etapie najlepiej poprosić o wręczenie druku osobiście lub o jego wysyłkę.

Jednak gdy pracownik nadal nie otrzyma przysługującego mu formularza, może wysłać ponaglenie. W takim wypadku będzie miał dowód próby rozwiązania problemu. Jeżeli taka interwencja nie przyniesie skutku, opcją jest zgłoszenie tego do urzędu skarbowego.

Czy można rozliczyć PIT-37, jeśli pracodawca nie przesłał druku PIT-11?

Jeśli pracodawca nie przesłał pracownikowi PIT-11, w takim wypadku warto sprawdzić narzędzie Twój e-PIT. Jeżeli firma doręczyła formularz do urzędu skarbowego, wówczas na profilu użytkownika znajdują się dane oraz wstępne wyliczenia, które umożliwią złożenie takiej deklaracji w wymaganym terminie.

Bardzo często przyczyna nieotrzymania przesyłki z drukiem PIT-11 wynika z faktu, iż pracodawca posiada nieaktualny już adres pracownika czy też PIT wylądował w spamie w poczcie elektronicznej albo też wystąpił błąd w adresie mailowym.

Dane umieszczone w PIT-11 są podstawą dokonania dalszych rozliczeń. Dlatego też firmy powinny zwracać szczególną uwagę na ich poprawność podczas generowania. Obecnie dostępne programy umożliwiają przeprowadzenie takiego działania w pełni automatycznie, dzięki czemu eliminują ryzyko pojawienia się błędów.

Należy pamiętać, że niektóre dane do systemu wprowadzane są przez ludzi. Dlatego warto zwracać szczególną uwagę na ich poprawność i zachować czujność przy generowaniu PIT-11.