Jak digitalizacja wpływa na obsługę faktur kosztowych?
Faktury kosztowe to jeden z filarów codziennego funkcjonowania każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Ręczne zarządzanie dokumentacją papierową nie tylko spowalnia obieg informacji, ale zwiększa też ryzyko błędów, zagubienia dokumentów czy opóźnień w płatnościach. Z kolei digitalizacja faktur pozwala znacznie usprawnić cały proces: od rejestracji, przez akceptację, aż po archiwizację.
Zeskanowane i odpowiednio skatalogowane faktury stają się dostępne z każdego miejsca, co wspiera zdalną lub hybrydową pracę działów księgowych. Automatyzacja niektórych kroków (np. odczyt danych z faktur) przyspiesza rozliczenia i pozwala zespołom finansowym skupić się na analizie, a nie manualnym wprowadzaniu danych.
Dodatkowo elektroniczny obieg faktur ułatwia nadzór, audyt i integrację z systemami czy narzędziami księgowymi. Dzięki temu obsługa faktur kosztowych staje się znacznie łatwiejsza.
Digitalizacja faktur a wymagania prawne
Przetwarzanie faktur kosztowych w formie cyfrowej musi odbywać się z zachowaniem określonych standardów bezpieczeństwa, szczególnie jeśli zawierają one dane osobowe, informacje wrażliwe lub dane kontrahentów.
Zgodnie z RODO, każda firma przetwarzająca takie dokumenty ma obowiązek zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie, zarówno na etapie digitalizacji, jak i późniejszego przechowywania.
W praktyce oznacza to konieczność stosowania odpowiednich procedur dostępu, szyfrowania danych, zabezpieczeń systemowych i fizycznych oraz wyznaczenia osób odpowiedzialnych za przetwarzanie. Co więcej, dokumenty muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich integralność, autentyczność i czytelność przez wymagany czas, zgodnie z przepisami o rachunkowości i ustawą o podatku VAT.
Brak przestrzegania tych wymogów może skutkować poważnymi konsekwencjami: od kar finansowych, przez naruszenia wizerunku firmy, aż po ryzyko utraty zaufania ze strony klientów i partnerów biznesowych. Dlatego tak ważne jest, by proces digitalizacji był zgodny nie tylko z technologią, ale i literą prawa.
Digitalizacja faktur kosztowych, dlaczego warto ją zlecić?
Samodzielna digitalizacja dokumentów księgowych może wydawać się prostym rozwiązaniem, ale w praktyce wiąże się z wieloma wyzwaniami: od zapewnienia zgodności z przepisami RODO, przez odpowiednią indeksację danych, po konieczność bezpiecznego przechowywania faktur w formie cyfrowej. W przypadku dużej liczby dokumentów lub firm obsługujących wiele podmiotów, proces ten staje się czasochłonny i obarczony ryzykiem błędów. Małe i średnie firmy mogą natomiast nie mieć zasobów i funduszy do samodzielnego podjęcia się tego wyzwania.
Dlatego coraz więcej firm decyduje się na powierzenie digitalizacji wyspecjalizowanym partnerom. Jedną z chętnie wybieranych firm jest EkoAkta, która od lat wspiera przedsiębiorstwa w całej Polsce w zakresie digitalizacji, archiwizacji, odzyskiwania oraz bezpiecznego niszczenia dokumentacji.
EkoAkta oferuje kompleksową obsługę faktur kosztowych: od odbioru dokumentów (w specjalnych zabezpieczonych pojemnikach), przez ich digitalizację na wysokiej klasy sprzęcie, aż po nadanie im odpowiedniej struktury metadanych, ułatwiającej szybkie wyszukiwanie. Całość odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i najwyższymi standardami bezpieczeństwa informacji.
Warto sprawdzić, jak wiele czasu i kosztów można zaoszczędzić, zlecając digitalizację archiwów profesjonalistom. Czasem wystarczy jedna rozmowa telefoniczna z przedstawicielem EkoAkta, by dopasować usługę do potrzeb Twojej firmy i rozpocząć współpracę.
Artykuł nie stanowi porady prawnej
Komentarze (0)
Dodaj swój komentarz