Tradycyjny obieg faktury kosztowej – gdzie zawodzi najczęściej?
Częstą przyczyną są niejasne procedury i brak jednoznacznie przypisanej odpowiedzialności. Faktury krążą między biurkami lub w załącznikach maili, co – zwłaszcza przy większej skali – prowadzi do chaosu. Dodatkowo pojawiają się problemy komunikacyjne, np. gdy osoba odpowiedzialna za procesowanie faktur jest nieobecna.
Na przeszkodzie stają też czynniki ludzkie: zapomniane przez pracowników dokumenty, przeciążenie zadaniami, brak ustalonych priorytetów itp. Faktura zostaje „na potem” i w gąszczu codziennych obowiązków. Nikt już nie pamięta, że czeka na reakcję.
Tradycyjny obieg faktur oznacza też często problemy z dokumentacją fizyczną. Brak spójnego systemu przechowywania dokumentów papierowych utrudnia odtworzenie ścieżki decyzyjnej, a połączenie dokumentu z daną transakcją czy konkretną osobą staje się czasochłonne. W efekcie zespół traci czas, odpowiedzialność się rozmywa, a relacje z kontrahentami mogą zostać nadwyrężone.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych – księgowość bez chaosu
Aby wyeliminować wąskie gardła w księgowości i innych działach, przedsiębiorstwa sięgają po elektroniczny system obiegu faktur kosztowych. To rozwiązanie polegające na wdrożeniu dedykowanego oprogramowania, które przenosi papierową dokumentację do cyfrowego repozytorium. To właśnie w nim, a nie na papierze, na blatach biurek czy w segregatorach odbywa się zarządzanie fakturami, umowami, aneksami itd.
W odróżnieniu od tradycyjnych metod elektroniczny obieg faktur kosztowych bazuje na jasno zdefiniowanym, zautomatyzowanym procesie. Każdy dokument trafia do systemu na konkretnym etapie i jest przypisany do odpowiednich osób – nie ginie w skrzynkach mailowych, nie zalega na biurkach, nie czeka w niekończącej się kolejce do akceptacji. Wbudowane reguły decyzyjne i harmonogramy umożliwiają przekazywanie dokumentu dalej w przypadku nieobecności lub braku reakcji, eliminując ryzyko przestojów.
Co ważne, system automatycznie rejestruje całą historię działań na fakturze: kto ją wprowadził, kto sprawdził, kto zatwierdził i kiedy została przesłana dalej. Daje to księgowości pełną kontrolę nad dokumentem – bez konieczności „przypominania się” telefonicznie, przeszukiwania skrzynek czy pytania o status. Przepływ dokumentów staje się transparentny, a działania – możliwe do zweryfikowania w dowolnym momencie, także z poziomu urządzeń mobilnych.
Wprowadzenie faktur do systemu może odbywać się ręcznie, przez formularz lub półautomatycznie, z wykorzystaniem OCR i rozpoznawania znaków. EOD zintegrowany z innymi narzędziami (np. systemem ERP, KSeF, systemem kadrowo-płacowym) umożliwia przekazywanie danych między narzędziami bez potrzeby ręcznego przepisywania. Faktura po zatwierdzeniu trafia do dalszych etapów przetwarzania – np. do zaksięgowania lub zapłaty – bez potrzeby ingerencji użytkownika.
System EOD przypomina o zbliżających się terminach, wskazuje opóźnienia, a raportowanie statusów dokumentów nie wymaga tworzenia osobnych zestawień. Zespół księgowy może skoncentrować się na analizie danych i kontrolowaniu budżetu, zamiast tracić czas na obsługę dokumentów i reagowanie na sytuacje awaryjne. Co więcej, wszystkie faktury – nawet z kilku lat wstecz – są dostępne w uporządkowanym repozytorium w formie elektronicznej, co znacząco przyspiesza przygotowanie audytów czy analiz wewnętrznych.
Korzyści wynikające z elektronicznego obiegu dokumentów i faktur
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur przynosi realne korzyści nie tylko działowi księgowemu, ale całej organizacji. Oznacza lepszą organizację pracy, sprawny przepływ informacji, zmniejszenie ryzyka błędów, oszczędność czasu, optymalizację kosztów oraz zwiększenie bezpieczeństwa faktur i innych dokumentów księgowych. Zespół zyskuje realne wsparcie technologiczne, odciążające pracowników w codziennych obowiązkach i przyspieszające procesy, które wcześniej zajmowały godziny.
Przykładowo OCR, w który wyposażone jest oprogramowanie EOD, błyskawicznie odczytuje pola z faktur zapisanych w formie plików PDF. Dane takie jak numer faktury, NIP, kwota netto czy termin płatności są automatycznie rozpoznawane i przekazywane do odpowiednich pól formularza. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania, przyspiesza pracę, a także minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, np. literówek czy pomyłek w kwotach.
To tylko jeden z wielu przykładów. Lista korzyści płynących z wdrożenia EOD jest znacznie dłuższa i obejmuje niemal każdy aspekt pracy z dokumentami.
Komentarze (0)
Dodaj swój komentarz